Xavi Velasco | Consultor

Cómo planificar la jornada laboral

Sin quererlo, el día a día se puede convertir en algo ingobernable y, como consecuencia, en un infierno. Además, si empieza a complicarse el lunes, quizás arrastremos problemas durante el resto de la semana por no alcanzar los objetivos diarios. Esto se puede controlar y cambiar, a continuación te daré los pasos para organizar tu jornada laboral y hacerlo.

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Tiempo aproximado de lectura: 3 minutos

Intermitencia en las tareas

El día a día en cualquiera de las áreas de la logística suele ser agotador. La aleatoriedad con la que se pueden suceder diversas situaciones, hace de esta profesión (sin desmerecer en absoluto a otras, por supuesto) un trabajo de tareas continuamente interrumpidas. Esto suele conllevar hacer las cosas a medias, hacerlas mal… ¡o incluso no hacerlas!

No son pocos los casos en los que esta situación también afecta a nivel personal provocando frustración, estrés, malhumor, y desmotivación. A veces se puede pensar que es culpa del estricto entorno laboral, y se busca un cambio de empresa. ¿Y qué sucede cuando llegamos a otro entorno y nos encontramos con lo mismo? Pues que, la tendencia es pensar “otra empresa con más de lo mismo”, cuando el problema podría recaer en nosotros mismos… ¡y también la solución!

Pero esto no es exclusivo de la logística o el transporte. Esta situación se puede dar en cualquier profesión y situación laboral, y la solución que te aporto se puede aplicar en cualquier entorno.

Tomando el control

Cuando empecé a trabajar en transporte, concretamente a temperatura controlada, me encontré en esa situación de desesperación diaria de no llegar a todo. Era imposible planificar un fin de semana a nivel personal sin tener que separarme del teléfono ni portátil. Analizando las situaciones, me di cuenta de que gran parte de mi jornada laboral se basaba en imprevistos. Jornada laboral que, siendo coordinador o responsable de transporte, era de 24/7.

Cansado de esa situación, tomé lápiz y papel, lo apunté todo, y lo analicé. Por un lado, descubrí que las tareas que más me descontrolaban eran un 20 o 30% del total; por otro, las situaciones o problemáticas que más se repetían y que, además, la mayoría casi siempre se solucionaban de la misma forma.

A partir de entonces, planifiqué, aprendí a anticipar situaciones aplicando soluciones por adelantado, y tomé el control de la situación. Desde entonces, ese es el método de trabajo que utilizo.

Mi método de organización

Una buena parte de estas situaciones se solucionan planificando el día y creando puntos de control o nuestros propios indicadores de rendimiento (KPI). No es difícil, pero hay que ser constante en el uso de esta técnica.

A mí lo que me funciona es:

  1. Aislarme y enfocarme durante 10 minutos exclusivamente para planificar la jornada laboral.
  2. Libreta en mano, apuntar las tareas principales que son fijas y repetitivas todos los días.
  3. Asignarles las horas a las que las he de comenzar y la hora a la que deberían estar realizadas, estimando el esfuerzo que deberemos realizar.
  4. Apuntar las tareas secundarias.
  5. Igual que con las principales, asignarles una hora de ejecución.
  6. Crear las tareas en el ordenador o en el móvil. Para ello se puede usar el calendario del Microsoft Outlook, o el del Gmail, creando como recurrentes aquellas que son fijas.
  7. Asignar alarmas que indiquen que “en X minutos” he de comenzarla para controlar los tiempos. En ocasiones, sobretodo para las tareas nuevas y usando la técnica del pomodoro, también me apoyo en temporizadores para marcar un tiempo máximo de ejecución.
  8. Apuntar las desviaciones de tiempos: qué tareas han requerido más tiempo del planificado y cuáles menos, para ajustar la planificación. Normalmente, a medida que repetimos una tarea, tendemos a perfeccionarla y a realizarla cada vez de forma más rápida.
  9. Crear puntos de control en la jornada para ver de forma rápida en qué medida tenemos nuestro trabajo controlado.

En caso de no saber por dónde empezar, cómo hacerlo, o necesitas que alguien te guíe, no dudes en contactar conmigo y yo te ayudaré.

Conclusión

Esta forma de hacer las cosas es flexible, y se puede completar o ampliar de muchas maneras. Por ejemplo, yo me he acostumbrado a apuntarlas directamente en el gestor de proyectos (Asana, Trello, etc.), o en el calendario de turno, casi como si fueran una cita más en la agenda. Hay unos pilares básicos a partir de los cuales se puede trabajar y que me sirven de modelo a seguir: planificar, anticipar, ejecutar y analizar.

Antes de culpar al entorno laboral de una situación estresante, tratemos de tomar el control y planificar la jornada laboral. Aunque parecen muchos pasos, no se dedica demasiado tiempo en hacer la planificación de tareas. Si en vez de hacerse antes de comenzar la jornada, se hace al final de la misma planificando el día siguiente, se llega al trabajo con la mente más despejada y con claridad para empezar el día.


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