Improductividad vs no-productividad

En logística, el tiempo es oro

La logística es uno de los sectores en los que se podría decir que no hay horarios: es una actividad viva 24 horas al día, 7 días a la semana, y 365 días al año. En este contexto, cualquier pérdida de tiempo es irreparable, ya que está inmersa en un ciclo que nunca se detiene. Por eso, es muy importante evitar al máximo cualquier desviación en la calidad de las tareas y que, en definitiva, afecta a todo el conjunto de la empresa. Principalemente, son 3 aspectos clave:

  1. Saber qué hay que hacer.
  2. Conocer cómo hay que hacerlo.
  3. Prever cuánto tardaremos en hacerlo.

Los responsables de equipo o departamento deben manejar con habilidad estos factores, no solo los suyos propios, sino también los de sus equipos de trabajo.

Para ello es recomendable tener una buena planificación de la jornada, ya que ayudará a tener el control en todo momento, e incluso a tener una visión global que nos permita priorizar en la realización de las tareas.

Pero hay dos elementos más, la mayoría de veces invisibles, que nos impiden trabajar de la manera más óptima: la improductividad y la no-productividad.

¿Qué es la improductividad?

Cuando nuestro rendimiento en el trabajo es menor al que podría ser en condiciones normales, decimos que somos improductivos: obtenemos menos resultados y beneficios de los que podríamos tener en otras circunstancias.

¿Cuáles son las causas de la improductividad?

Procrastinación. Luego lo hago, después lo termino, ahora no puedo o no me va bien, etc., son excusas muy habituales y enemigos directos de la productividad.

Mal uso o desconocimiento de las herramientas. Elegir el camino más largo para realizar una acción, es algo muy frecuente. A veces es porque no se tienen ganas de aprender, o se le echa la culpa a la falta de tiempo; otras en cambio, es por desconocimiento de las capacidades de esa herramienta (por ejemplo el ERP de una empresa o el Excel) para llevar a cabo nuestras tareas.

Los ladrones de tiempo. Mirar continuamente el correo, los mensajes del móvil, intentar hacer varias cosas a la vez, o incluso cambiar constantemente de tareas, no nos hacen más que perder ese valioso tiempo. Este tiempo no es solo el que dedicamos a la realización de la tarea, también perdemos una parte en tratar de focalizarnos en ella. Con esto, además de la improductividad, lo único que conseguimos es aumentar muchísimo las posibilidades de realizarla mal o con errores.

¿Cómo podemos mejorar nuestra productividad?

Formación. Debemos conocer nuestro puesto de trabajo al 100%, descubrir nuestras lagunas y llenarlas con formación. Esto nos dará más capacidad para la toma de decisiones y sobre el control de nuestra actividad. Además, es bueno averiguar qué alcance tienen las herramientas que usamos habitualmente para ver si hay situaciones que podemos resolver de manera más rápida y eficaz conociéndolas más en profundidad.

Analiza y reorganiza las tareas. Volviendo al primer punto, saber qué hay que hacer, establecer cuándo hay que realizar una tarea y cuánto tiempo nos debería llevar, es fundamental. Si además llevamos cada una de estas tareas a un calendario y las ordenamos según prioridad, ganaremos mucho porque así sabremos qué debemos hacer en cada momento: esto nos servirá además como termómetro de cómo está yendo nuestra jornada. Aparte de organizarlas según las necesidades cronológicas de la jornada, una buena manera organizar las tareas también es la de agrupar las que son de similar ejecución: llamadas, responder emails, control de facturación, etc.

Planifica tus descansos. Asígnate unos descansos o tiempos para la desconexión cada vez que cambies de tarea o bloques de tareas: te ayudará a mantener la concentración.

Evita los ladrones de tiempo. Mirar el móvil o el correo cada 5 minutos, así como cambiar de tarea continuamente sin sentido, no hará más que distraerte y perder la concentración de lo que estás haciendo. Trata de planear también los tiempos dedicados a ello.

Déjate un tiempo para imprevistos. La logística no se entiende sin imprevistos: trata de que las tareas mecánicas y rutinarias que haces a diario no te lleven más de un % de tu tiempo. Plasma en un horario cuándo exactamente las vas a realizar, y deja el resto en blanco para lo que pueda surgir. Esto también te ayudará a focalizar tus esfuerzos en resolver pocas cosas a la vez.

¿Qué es la no-productividad?

Aún planificando bien todo lo que hacemos y optimizando al máximo nuestros tiempos, a veces no llegamos a nuestros límites reales de productividad… porque los desconocemos.

La existencia de recursos poco explotados o aprovechados, son una pérdida de oportunidades para mejorar y aumentar nuestra eficacia o productividad.

La no-productividad es el resultado de no hacer uso de todo aquello que está ahí y no aprovechamos a nuestro favor. Por sí solo ni mejora ni empeora nuestra productividad, pero es una especie de freno oculto que nos impide ir más rápido aún teniendo los recursos.

Un claro ejemplo son los programas de gestión empresarial o ERP’s que se implantan con muchos recursos y herramientas, los cuales no se usan por desconocimiento o falta de formación. Este desconocimiento no incurre en una improductividad en sí misma, pero si se tuviese ese aprendizaje, dotaría de agilidad y control para mejorar tanto el puesto de trabajo en particular, como el control de la actividad en general.

Y tú, ¿tienes controladas tus improductividades?

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