Xavi Velasco | Consultor

¿Cómo trabajar con un consultor externo?

En general es muy fácil trabajar con un consultor externo. Primero hay que tener claro que los problemas se ven mejor desde fuera, desde una perspectiva ajena a nosotros. Es por eso, que el siguiente paso es clave para la resolución de los problemas o la aportación de mejoras: confiar en el profesional que contratamos. A partir de aquí, ya seremos capaces de avanzar en cualquier proyecto y resolver cualquier situación.

«Una meta sin un plan es solamente un deseo.» Antoine de Saint-Exupéry Clic para tuitear

Tiempo aproximado de lectura: 3 minutos

Primeros pasos

En primer lugar, tras una primera toma de contacto en la que se expone el problema y se realiza un primer diagnóstico, se elabora un presupuesto. Una vez aceptada la oferta de servicios, normalmente se efectúa el pago por adelantado, en caso de que así se indique en las condiciones de contratación. Finalmente y una vez sellado el acuerdo, se inicia la prestación de servicios y el proyecto.

No obstante, hay clientes que contratan servicios de consultoría para solucionar un problema pero que, además, quieren decidir cómo proceder para solventarlo. Muchas veces esto se debe al instinto natural de querer controlar la situación en su negocio, y suele suceder involuntariamente. Por este motivo, cuando se contrata un consultor, hay que ser consciente de ello y hacerlo depositando la confianza en él para dejarle trabajar. Su cometido es aportar mejoras y soluciones, al fin y al cabo, su propósito es ayudar.

Inicio y desarrollo del proyecto

Planificación de proyecto de consultoría

Las etapas del plan de acción, no tienen por qué implicar largos períodos de tiempo. Dichas fases pueden suponer desde pocos días hasta varios meses, dependiendo del tipo de proceso a implementar. Asimismo, el plan no significa la ejecución de un único proceso, puede ser un conjunto de acciones que, de manera conjunta, permiten alcanzar los objetivos.

Durante todo el proceso, el consultor externo estará siempre pendiente de todo, gestionará el proyecto y detectará problemas para atajarlos y buscar soluciones de forma rápida y efectiva.

Una vez establecida la relación de confianza, es el momento de trabajar. Por lo general, los pasos a seguir son los siguientes:

Recopilación de información

El primer paso a realizar, es recopilar toda la información posible para poder analizar la situación. Para lograrlo, una de los métodos a seguir puede ser ir de los aspectos más generales a los más específicos, y así llegar al punto clave que se deba atacar. Como consecuencia, esta fase puede alargarse en el tiempo, pero es fundamental tener el máximo de información posible para evitar imprevistos en las siguientes fases.

Análisis y evaluación de los datos

Una vez hecho el acopio de información, el consultor realizará un análisis de todos los datos recogidos, con el fin de hallar el foco del problema o la base a partir de la cual empezar a trabajar.

Establecimiento de objetivos

Hay que saber qué se quiere conseguir. Es fundamental fijar unos objetivos y una fecha para conseguirlos. De este modo, siempre se tendrá clara la misión del proyecto.

Elección de las métricas

Como decía Lord Kelvin, lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Por esa razón, se seleccionan o crean las KPI o indicadores clave, para poder hacer el seguimiento del proceso de mejora.

Trabajar en un plan de acción

Elaboración del plan de acción

Una vez están claros los objetivos y lo que se quiere medir para evaluar los resultados, se crea un plan para alcanzar las metas deseadas. Se establecen las fases necesarias, las personas o departamentos implicados, así como los tiempos y fechas de ejecución de cada etapa.

Ejecución y seguimiento de la planificación

A continuación, se lleva a cabo el plan en el tiempo y forma acordados. Después, se realiza el seguimiento de los indicadores establecidos anteriormente, normalmente utilizando cuadros de mando o dashboards. Estos permiten ver la evolución de los resultados de forma muy visual y fácil de entender.

Consecución de los objetivos y finalización del proyecto

Por último, una vez alcanzadas las fechas establecidas en la planificación, se analiza el nivel de logro de los objetivos propuestos. En caso de haberlos alcanzado de forma satisfactoria, se puede dar por finalizado el proyecto. Sin embargo, si no se han obtenido los resultados obtenidos, se revisa el plan de acción y se modifica para probar nuevas alternativas.

Fin de proyecto

Los servicios de consultoría finalizarán cuando se dé alguna de estas situaciones:

  • Se hayan alcanzado los objetivos y el trabajo haya quedado completado. En este caso, el consultor se retirará gradualmente del proyecto, tratando de acompañar al cliente en las dudas que puedan surgir.
  • El trabajo, por alguna razón, quede interrumpido. Por ejemplo, un imprevisto puede disparar el presupuesto del cliente, y obligarle a suspender el proyecto.

En ambos casos, se notificará formalmente la finalización del contrato.

Conclusión

Como has podido ver, trabajar con un consultor no es muy diferente de otro tipo de colaboraciones entre empresas, y siempre aporta grandes beneficios. Además de las muchas razones por las que contratarlo, su experiencia en la gestión de proyectos y facultad para analizar situaciones complejas, son un punto a favor para contar con ellos.


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